Przychodzi taki czas kiedy trzeba wymienić używane laptopy pracowników. Od czego zacząć, o czym pamiętać i jak działać by wydatki firmy minimalizować?
Zacznij od audytu. Przede wszystkim ustal ile urządzeń jest już nie potrzebnych i w jakim są stanie. Często wystarczy kilka drobnych napraw serwisowych, zakup nowej części lub uzupełnienie brakujących akcesoriów i gotowe. Wiele kilkuletnich urządzeń może nadal służyć do wielu zadań. Może w innym zespole a może w innym oddziale. Wymagania stanowisk pracy są różne. Niekiedy komputery o podstawowych parametrach technicznych w zupełności wystarczy i to na długie lata. Wystarczy jedynie aktualizacja oprogramowania i drobne, okresowe naprawy.
Jeżeli ustalimy liczbę niepotrzebnych urządzeń kolejny krok to ich wycena. Wartość używanego sprzętu może się bardzo różnić. Nie istnieją stałe przedziały cenowe w odniesieniu do marki, parametrów technicznych i stopnia zużycia. Każdy laptop wyceniany jest indywidualnie. Jeżeli będzie miał więcej zadrapań, uszkodzenia jego cena będzie zdecydowanie niższa w porównaniu do odpowiednika tej samej maki utrzymanego w lepszym stanie.
Kiedy ustalimy stan techniczny oraz cenę pozostaje sprzedaż. Tutaj mamy kilka możliwości. Możemy zacząć samodzielnie sprzedawać urządzenia na portalach sprzedażowych. Jest to jednak czasochłonne, a raczej nikt w IT nie ma czasu na tego rodzaju zadania. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie powierzenie sprzedaży firmom zewnętrznym. Posiadają one kanały dystrybucji, procedury szybkiego przygotowania urządzenia oraz wdrożenia. Znają preferencje klientów i potrzeby. Jako pierwsze mogą złożyć firmie ofertę odkupu całej partii laptopów wycofanych z eksploatacji. Jest to niewątpliwa oszczędność czasu i pieniędzy.
Innym wariantem sprzedaży jest tzw. sprzedaż wewnętrzna dla pracowników. Niepotrzebne laptopy mogą zakupić po preferencyjnych cenach poprzez dedykowany firmie sklep. Zasady, czas i ilość dostępnych urządzeń określa pracodawca. Całość procesu sprzedaży koordynuje firma zewnętrzna SELKEA.
Istotną kwestią związaną wymianą laptopów w firmie jest niszczenie zapisanych na dyskach danych. Jest to niezbędne działanie, o którym musi pamiętać każdy przedsiębiorca. Zwłaszcza jeżeli sprzęt może być używany przez osoby spoza firmy. Dane muszą być usunięte tak by nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Oznacza to konieczność zastosowania profesjonalnych metod usuwania danych. Wciśnięcie guzika delete nie wystarczy. Optymalne będzie programowe nadpisywanie danych. Wymaga ono zastosowania specjalistycznego software. Najlepiej zlecić to zewnętrznej firmie specjalizującej się w usuwaniu danych. Programowe nadpisywanie polega na zastąpieniu dotychczas przechowywanych danych na dysku poprzez przypadkowe informacje. To w pełni bezpieczna metoda w dodatku nie wpływa na stan nośnika. Jest nadal sprawny i możliwe jest poprawienie jego wydajności poprzez tego rodzaju działania. Dodatkowo automatycznie generowany jest raport, który daje gwarancje że dane firmy zostały usunięte z laptopa i można go przeznaczyć do sprzedaży.