W niniejszym artykule przedstawiamy garść podstawowych informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów. Miedzy, innymi przedstawiamy jakie są korzyści wynikające z wdrożenia rozwiązania tego typu.
Rozwiązanie informatyczne do elektronicznego obiegu dokumentów
Opracowanie dokumentacji i zarządzanie nią to wyzwanie przed jakim stoi praktycznie każda firma. Natomiast nie każde przedsiębiorstwo obsługuje proces zarządzania dokumentami w sposób bliski optymalnemu. Żeby usprawnić ten obszar konieczne jest przyjrzenie się procesom o znalezienie elementów, które można poprawić. Zazwyczaj jest to możliwe poprzez wdrożenie rozwiązania informatycznego do elektronicznego obiegu dokumentów.
Jakie są korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z rozwiązań informatycznych do elektronicznego obiegu dokumentów (zazwyczaj tego typu rozwiązania są znane jako system workflow). Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możliwa jest optymalizacja zarządzania procesami związanymi z obsługą dokumentacji (zarówno papierowej jak i elektronicznej). Poza usprawnieniem procesów istotny jest także aspekt dotyczący bezpiecznego przechowywania i archiwizowania dokumentów.
Poprawnie wdrożony elektroniczny obieg dokumentów automatyzuje prace, oszczędza czas pracowników, zwiększa tempo przekazywania informacji, zmniejsza ryzyko pomyłek wynikających z błędów ludzkich, usprawnia procesy związane z akceptacją dokumentów oraz usprawnia wyszukiwanie archiwalnych dokumentów.
System tego typu nie tylko usprawnia zarządzanie procesami ale także wpływa na ochronę środowiska (mniej papieru) oraz może pomóc w zredukowaniu kosztów operacyjnych (brak konieczności drukowania oraz zredukowane koszty związane z magazynowaniem dokumentacji).
Mówiąc o elektronicznym obiegu dokumentów zazwyczaj mamy na myśli dokumenty sprzedaży (faktury zakupowe oraz sprzedażowe) oraz dokumenty magazynowe (np. Pz, Pm, WZ, PW itd.). Ponadto rozwiązanie tego typu pomaga w zarządzaniu korespondencją (np. z urzędami) oraz zarzadzanie umowami i rozliczeniami z kontrahentami.